A chi è rivolto
A chi è rivolto
L'Università degli Studi di Milano partecipa al programma Erasmus+ Staff Mobility for Training, che offre al personale tecnico, amministrativo e bibliotecario l'opportunità di svolgere esperienze di formazione in Europa presso università, enti di ricerca o imprese aderenti al programma.
Attività e durata
Le attività ammissibili includono: job shadowing, workshop, scambio di buone pratiche, staff week. Le attività devono essere coerenti con le funzioni svolte nella propria struttura di appartenenza. Non è ammessa la partecipazione a convegni.
Sono ammesse fino a un massimo di due mobilità per anno accademico.
Durata
Rispetto alla durata si applicano queste regole:
- durata minima di mobilità fisica:
2 giorni (5 giorni per Svizzera e Regno Unito). - durata media di una mobilità Erasmus Staff:
5 giorni. - durata massima:
2 mesi. Le richieste superiori a 15 giorni lavorativi, fino a un massimo di due mesi, saranno valutate da un’apposita commissione, in base al budget disponibile e ad un’equa distribuzione.
Come partecipare
Per individuare una staff week organizzata è possibile fare riferimento al portale Imotion, che raccoglie le principali proposte delle università europee. Inoltre, è possibile contattare direttamente le università europee che partecipano al programma per chiedere di essere ospitati presso le loro strutture, preferibilmente rivolgendosi all’ufficio estero che svolge funzioni analoghe a quelle dell’ufficio o della struttura di appartenenza presso l’Università degli Studi di Milano.
Requisiti di partecipazione
Possono partecipare Operatori, Collaboratori, Funzionari, EP, Dirigenti e collaboratori linguistici in servizio presso l’Università degli Studi di Milano con contratto di lavoro a tempo determinato e indeterminato eregolarmente in servizio presso l’Ateneo al momento della candidatura e per tutta la durata della mobilità.
- E' necessario avere una adeguata conoscenza della lingua di lavoro
- Il soggiorno deve essere preventivamente autorizzato dal/la Responsabile della struttura.
- Non è possibile svolgere la mobilità durante momenti di assenza quali ferie, malattia, infortunio, congedo, sciopero o chiusura dell'Ateneo.
Rimborsi e dote formativa
Contributo finanziario
L'ateneo riconosce il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno solamente per attività svolte in presenza, previa presentazione dei documenti giustificativi di spesa ammissibili. Per incentivare una maggiore partecipazione al programma, la Direzione Didattica e Formazione consente di ricevere il rimborso delle eventuali spese eccedenti i massimali europei fissati dall’Agenzia Nazionale, fino ai massimali previsti dal Regolamento Missioni di Ateneo.
Sono riconosciuti fino ad un massimo di 2 giorni per il viaggio (andata e ritorno), se effettuati immediatamente prima e dopo il periodo di mobilità certificato. In caso di viaggio “green” (usando mezzi di trasporto sostenibili come treno e bus) sono riconosciuti fino a 6 giorni.
Riconoscimento ore di formazione
Al rientro è possibile richiedere l'inserimento dell'attività nella propria dote formativa, con il riconoscimento di 8 ore per giornata di formazione, fino ad un massimo di 40 ore. Per maggiori dettagli, consultare le Linee guida disponibili in questa pagina.
Presentazione della domanda
Le domande devono essere presentate almeno 30 giorni prima della partenza tramite la piattaforma Elixform.
È necessario considerare 7-10 giorni lavorativi per ricevere l'accettazione della domanda presentata. Dopo l’accettazione da parte dell’Ufficio Mobilità Internazionale, il partecipante riceverà tutte le istruzioni per formalizzare la mobilità.
Le domande saranno accolte fino ad esaurimento dei fondi, previa verifica formale.
La domanda di partecipazione può essere presentata nelle seguenti finestre temporali:
Step by step
Dopo l’avvenuta comunicazione di accoglimento della domanda presentata su Elixforms:
- Inviare l’Accordo Finanziario allegato alla e-mail, compilato in tutte le sue parti, a
staff.mobility@unimi.it, almeno 10 giorni prima della partenza. - Dare tempestiva comunicazione a questo indirizzo qualora si fosse impossibilitati a
partecipare alla mobilità. - Compilare la richiesta di missione su U-Web missioni non appena ricevuta la conferma
di avvenuto accoglimento della domanda - e comunque non oltre 15 giorni prima della
partenza. - Seguire con attenzione le indicazioni ricevute per la compilazione della richiesta
online. Solo nel caso non fosse ancora abilitato/a alla procedura può utilizzare il modulo
di incarico e rimborso missione cartaceo, ricevuto via e-mail. - Prenotare viaggio e alloggio, prestando attenzione ai massimali rimborsabili (Allegato
III dell’Accordo di Mobilità). Ove la spesa superi tali massimali, l’ateneo potrà rimborsare
la quota in eccesso entro i limiti previsti dal Regolamento Missioni di Ateneo.
Viaggio: sono riconosciuti fino ad un massimo di 2 giorni (a/r), in caso di viaggio effettuato
con mezzi di trasporto sostenibili (treno, bus, carpooling) sono riconosciuti fino a 6 giorni.
Di norma, il viaggio di andata e quello di ritorno avvengono immediatamente prima e
subito dopo il periodo di mobilità. Qualora, per esigenze organizzative, non sia così, è
necessario richiedere preventivamente l’autorizzazione all’Ufficio Mobilità scrivendo a
staff.mobility@unimi.it. - Tra 30 e 20 giorni prima della partenza: compilare il form a questo link (obbligatorio).
L’Ufficio Mobilità trasmette le informazioni sulla mobilità all’Ufficio Gestione Presenze
per la copertura del periodo. Il/la dipendente non deve caricare nessun giustificativo in
Start Web. Qualsiasi modifica alle date previste e comunicate deve essere prontamente
notificata. - Stampare il Certificate of Stay e portarlo con sé all’istituto ospitante.
- Il primo giorno di attività: far firmare dal responsabile estero il Certificate of Stay allegato, nella parte “arrival”.
- L’ultimo giorno di attività: far firmare dal responsabile estero il Certificate of Stay già firmato, nella parte “departure” (Attenzione: le date devono corrispondere a quelle già indicate sull’Accordo di Mobilità al punto 2.2).
- Conservare tutti i giustificativi di spesa di soggiorno e viaggio, in originale.
- Compilare la richiesta di rimborso su U-Web Missioni e scaricare il riepilogo.
- Fare una scansione di tutti i giustificativi di spesa (ricevute, pasti, biglietti trasporti…) e inviarli a staff.mobility@unimi.it, assieme al Certificate of Stay e al riepilogo in PDF della domanda di rimborso
già compilata su U-Web Missioni. Solo se non si è ancora abilitati su U-Web missioni, allegare il modulo compilato di incarico e rimborso missione cartaceo, e consegnare le pezze giustificative originali all’Ufficio Mobilità internazionale previo appuntamento. - Consegnare gli stessi documenti del punto sopra, in originale e per posta interna, all’Ufficio Contratti di Formazione Specialistica, Pagamenti Dottorato e Missioni (ad eccezione del personale non abilitato a U-Web Missioni).
- Compilare il Report online – viene inviato in automatico indicativamente entro 30 gg dal rientro;
- L’Ufficio Gestione Presenze carica in automatico i giorni di Mobilità Erasmus sul cartellino;
- Ai fini del rimborso viene applicato il Regolamento Missioni di Ateneo. Il rimborso delle spese sostenute per il viaggio e il soggiorno è effettuato in maniera analitica in seguito alla presentazione dei documenti giustificativi di spesa ammissibili;
- Condividere con i propri colleghi e/o responsabili quanto appreso durante le giornate di formazione (oralmente, attraverso la visione di foto/video o materiali distribuiti in loco…), affinché la mobilità svolta non resti circoscritta all’esperienza personale ma diventi spunto di crescita per il proprio gruppo di lavoro.
- È possibile richiedere l’inserimento dell’attività svolta nella propria dote formativa, che prevede il riconoscimento di 8 ore per giornata di formazione, fino ad un massimo di 40 ore. Se si desidera ottenere il riconoscimento, è possibile scrivere a formazione@unimi.it entro 10 giorni dal termine delle attività, allegando: Certificate of Stay con le date di inizio e fine mobilità; Mobility Agreement già caricato in fase di domanda, dove si evinca la tipologia di attività svolta;
Documento o e-mail del proprio Responsabile con l’autorizzazione al riconoscimento
Responsabili del servizio
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